Planowanie i organizacja – część 1.

Ostatnio pisałam o książce, która może Wam pomóc w usprawnieniu swojej organizacji. Mamy już połowę września, którym moim zdaniem jest miesiącem nowych początków i doskonałym czasem na zmianę sytemu organizacji.

Może na początek kilka słów o tym, czego używam organizując swój czas?

• Kalendarz papierowy (1 dzień to jedna strona. Na każdy dzień mam wypisane trzy priorytety, umieściłam również miejsce na wypisanie tego, czego się nauczyłam (jednym zdaniem) i za co jestem wdzięczna);

• Bullet journal (czyli taki zeszyt, w którym możecie umieścić właściwie wszystko – odsyłam Was do wpisu Worqshop). Jest to dla mnie rewelacyjne rozwiązanie. Zaczęłam stosować to dopiero niedawno, ale już jestem ogromnie zadowolona. Podstaw dowiedziałam się właśnie z powyższego artykułu, dokonałam wygodnych dla siebie modyfikacji i z powodzeniem używam. Polega to na tym, że w zeszycie mam listy (różne) i tworzę szkice wpisów, natomiast w kalendarzu planuję dni. W ten sposób nie tracę czasu na rozrysowywanie, a wszystkie pomysły i rzeczy warte zapamiętania mam w jednym miejscu;
• Lista zadań do zrobienia (około 200 pozycji);
• Lista 100 marzeń i celów (tu umieszczam bardziej ambitne zadania niż zrobienie prania czy oddanie książek do biblioteki. Polecam każdemu zrobienie takiej listy. Zadziwiające jest jak dużo zadań/marzeń jest zrealizowanych po roku, bez jakiegoś szczególnego pochylania się nad tym. Oczywiście ideałem jest, gdybyście raz w tygodniu swoją listę marzeń czytali i krok po kroku wybierali kolejne cele i je realizowali.

Chciałbym również wyjaśnić pewne sformułowanie, które jest powszechnie używane, mianowicie „zarządzanie czasem”. Czytałam kiedyś książkę o tytule „Zarządzanie sobą. Zrozum siebie i zrealizuj marzenia” (recenzja tutaj) i jest w niej poruszony pewien problem – mianowicie czas i tak upływa i nie możemy tego kontrolować, ale możemy kontrolować siebie. Także bardziej poprawne jest używanie terminu „zarządzanie sobą w czasie”, natomiast „zarządzanie czasem” to taki skrót myślowy, którego lepiej unikać.

Ćwiczenie 1

Podążając za radą z powyższej książki, aby lepiej zarządzać sobą, warto zrobić ćwiczenie, które polega na szczegółowym zapisywaniu, co robiliśmy danego dnia (godzina po godzinie). Aby obraz był pełniejszy można to robić przez trzy dni. Autorka zaleca prowadzić takie zapiski przez dwa tygodnie, ale w moim osobistym odczuciu to za długo. Następnie, aby to ćwiczenie przyniosło konkretny efekt, należy pogrupować czynności na kategorie (praca, sen itp.). Warto również procentowo i godzinowo policzyć  jak to się przekłada na naszą dobę.

W książce znajdziecie oczywiście przykładowe wykresy i inne pomocne wskazówki, które rozszerzą w znacznym stopniu to ćwiczenie.

Jakie wnioski można wysnuć z tego ćwiczenia?

• Rozpoznamy złodziei czasu (jest to bardzo szeroko omówione zagadnienie w wielu książkach o organizacji, więc pozwolę sobie pominąć szczegóły, ale na pewno domyślacie się, że chodzi o przesiadywanie na Facebooku, rozpraszanie się, nadmiar telewizji, gier komputerowych itp.
• Możemy zastanowić się co wyeliminować albo na co chcemy przeznaczyć więcej czasu.
• Możemy rozpisać, jak chcemy żeby wyglądał nasz dzień i wprowadzać zmiany (stopniowo lub od razu w zależności od indywidualnej sytuacji).
• Można zauważyć i wyeliminować złe nawyki (albo przynajmniej jeden zły nawyk na dobry początek).

Jak widzicie plusów wynikających z powyższego ćwiczenia jest dużo. Daję Wam kilka dni na monitorowanie swojego dnia, a już wkrótce następny wpis z serii planowanie i organizacja :)